La norma UNI EN ISO 9001:2015, sui sistemi di gestione per la qualità concepita in termini di High Level Structure, richiede che l’organizzazione analizzi il suo contesto interno ed esterno e tutti i requisiti applicabili, allo scopo di capire e determinare i fattori rilevanti che possono nascondere delle minacce e delle opportunità per il proprio business.
Uno degli obiettivi principali di un sistema di gestione è quello di agire come strumento preventivo. Nel nuovo orientamento normativo, il concetto dell’azione preventiva è infatti inglobato nell’approccio fondato sulla valutazione del rischio, che è parte integrante del sistema di gestione.
Per chi è pensata la UNI EN ISO 9001:2015?
Il quadro normativo è pensato per essere applicato volontariamente nelle aziende che desiderano iniziare un percorso nuovo per costruire un sistema di gestione efficace, nelle organizzazioni che si avvicinano per la prima volta al mondo della certificazione.
Per questo, la UNI EN ISO 9001:2015 permette di diffondere ai vari livelli dell’organizzazione una maggior conoscenza, competenza e consapevolezza degli obiettivi da raggiungere anche attraverso una più efficace comunicazione.
La nuova struttura normativa, infatti, è stata realizzata per facilitare l’integrazione dei sistemi di gestione valorizzandone la loro efficienza e incentivando il coinvolgimento di tutte le parti interessate, nonché l’integrazione degli stessi sistemi di gestione nelle strategie organizzative aziendali.
Più importanza alla gestione delle informazioni e alla leadership
La filosofia dell’approccio alla gestione della documentazione, ora definita “informazione documentata”, si avvicina maggiormente alle esigenze dell’organizzazione in termini di adattabilità e fruibilità anche attraverso l’utilizzo sempre più diffuso di archiviazioni elettroniche che comprendono le diverse tipologie di documentazione.
Un ulteriore concetto fondamentale alla base della UNI ISO 9001:2015 è il ruolo dell’alta direzione in termini di Leadership, in quanto guida dell’organizzazione.
Per meglio schematizzare i concetti e per fornire anche un razionale approccio metodologico, in riferimento ai requisiti della struttura di alto livello delle nuove norme, si potrebbero argomentare in sintesi i 10 punti del nuovo approccio normativo:
1) Contesto dell’organizzazione esterno ed interno
L’organizzazione deve determinare gli aspetti e le aree del contesto esterno e interno e identificarne i fattori di rischio e di opportunità rilevanti per il business e per la direzione strategica, cioè tutti gli elementi in grado di influenzare la capacità dell’organizzazione di raggiungere gli obiettivi del proprio sistema di gestione.
2) Parti interessate esigenze e aspettative
La conoscenza approfondita delle parti interessate, comprese le loro esigenze e le loro aspettative cioè i loro requisiti, è di fatto necessaria al fine di minimizzare eventuali incertezze dell’organizzazione.
In sostanza, l’organizzazione deve individuare le parti interessate determinanti per il sistema di gestione aziendale, le relative esigenze, le aspettative e i requisiti rilevanti e quali di questi diventano obblighi di conformità dell’organizzazione stessa.
3) Campo di applicazione del sistema di gestione
È necessario che sia definito il perimetro nel quale applicare i requisiti normativi, definendo concretamente l’estensione del campo di applicazione e l’applicabilità stessa del sistema di gestione aziendale alla specificità dell’organizzazione.
In tal modo, i rischi e le opportunità identificate nel contesto dell’organizzazione, con anche i punti di debolezza e i punti di forza per soddisfare le esigenze, le aspettative delle parti interessate e i requisiti cogenti, diventano parte del campo di applicazione del sistema di gestione aziendale.
4) Sistema di gestione e processi
In relazione al sistema di gestione è possibile evidenziare che, nell’ambito della norma UNI EN ISO 9001:2015, si evince che l’organizzazione deve determinare i processi necessari per il sistema di gestione e la sua applicazione affrontando i rischi e le opportunità determinate in conformità a quanto pianificato.
5) Leadership e impegno
L’impegno per una corretta ed efficace leadership è un concetto operativo fondamentale, attorno al quale ruota ciascun requisito normativo della struttura di alto livello. Può definirsi a tutti gli effetti il cuore della UNI EN ISO 9001:2015 e del pensiero basato sul rischio, che si esprime attraverso l’impegno dell’alta direzione nel motivare, accrescere e supportare le persone dell’organizzazione verso tale approccio, garantendone la diffusione nell’organizzazione. Tanto più l’alta direzione è in grado di mantenere tale impegno, tanto più il sistema di gestione aziendale sarà efficace e potrà garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
6) Pianificazione delle azioni per affrontare i rischi
L’organizzazione, come già indicato, attraverso l’analisi del contesto identifica preventivamente i fattori di rischio e le opportunità per garantire che il sistema di gestione raggiunga i risultati attesi, per migliorare gli effetti desiderati, prevenire o ridurre gli effetti indesiderati e assicurare il miglioramento continuo.
7) Supporto di risorse e competenze
Tale concetto consente all’alta direzione di supportare l’organizzazione, determinando e fornendo le risorse e le competenze necessarie per l’istituzione, l’attuazione e il miglioramento continuo del sistema di gestione aziendale.
8) Pianificazione e controllo operativi
Nell’ambito della pianificazione, l’organizzazione deve attuare e monitorare i processi necessari per soddisfare i requisiti del sistema di gestione, al fine di compiere le azioni necessarie per affrontare i rischi e cogliere le opportunità ed integrarle nel sistema di gestione aziendale.
9) Valutazione delle prestazioni attraverso il monitoraggio, la misurazione, l’analisi e la valutazione
L’organizzazione deve monitorare, misurare, analizzare e valutare l’efficacia di ogni azione intrapresa per affrontare i rischi e le opportunità implementate; inoltre, i risultati di tale valutazione costituiscono un input al riesame della direzione.
10) Miglioramento continuo
Il miglioramento continuo da parte dell’organizzazione, relativamente all’idoneità all’adeguatezza e all’efficacia del sistema di gestione aziendale, può avvenire attraverso la prevenzione e la riduzione degli effetti indesiderati ed anche per mezzo dell’aggiornamento dei rischi e delle opportunità determinate nel corso della pianificazione.
Inoltre, l’organizzazione deve considerare i risultati dell’analisi e valutazione e gli output del riesame della direzione per determinare se ci sono esigenze ed opportunità che devono essere considerate come miglioramento continuo.
Più competitivi con la UNI EN ISO 9001:2015
Implementare un sistema di gestione o aggiornarlo come nel caso della nuova versione della ISO 9001, è un’occasione ricca di opportunità per un’azienda. Conoscere le sue potenzialità e capirne gli strumenti permette di applicarlo alla propria realtà in modo corretto e utile, trasformandolo in un prezioso strumento per aumentare la competitività dell’impresa.
Unire l’esperienza e la conoscenza della propria azienda con il supporto di esperti competenti, permette di realizzare un’analisi specifica della propria struttura e di fare un lavoro approfondito che renda il sistema davvero funzionale e personalizzato sulle reali esigenze e caratteristiche dell’azienda.
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