I 10 punti salienti della nuova ISO 9001:2015

Una norma verso l'evoluzione della Leadership aziendale

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Dalla pubblicazione della nuova edizione delle norma ISO 9001 nel 2015, stiamo ancora attraversando il periodo di transizione previsto di 3 anni, in cui ancora sono validi i certificati emessi secondo le indicazioni della versione precedente.

La data ultima per completare il passaggio alla ISO 9001:2015 per le aziende certificate è il 14 settembre 2018 per cui è raccomandabile non rimandare ancora l’adeguamento; richiedere visite straordinarie dell’ente certificatore presuppone costi aggiuntivi e superare la data termine fa decadere la certificazione stessa.Tutte le aziende non certificate invece che vorranno iniziare l’iter di certificazione adotteranno direttamente la nuova versione.

La nuova norma UNI EN ISO 9001:2015 sui sistemi di gestione per la qualità impostata in termini di High Level Structure, richiede che l’organizzazione analizzi il suo contesto interno ed esterno e tutti i requisiti applicabili, allo scopo di capire e determinare i fattori rilevanti che possono nascondere delle minacce e delle opportunità per il proprio business.

Uno degli obiettivi principali di un sistema di gestione è quello di agire come strumento preventivo, infatti nel nuovo orientamento normativo il concetto dell’azione preventiva è inglobato nell’approccio fondato sul pensiero basato sul rischio che è parte integrante del sistema di gestione.

In particolare, il nuovo quadro normativo (applicato volontariamente nelle aziende che desiderano iniziare un percorso nuovo per costruire un sistema di gestione efficace, nelle organizzazioni che si avvicinano per la prima volta al mondo della certificazione e nelle realtà che vogliono gestire al meglio questo periodo transitorio verso la dead line di settembre 2018) permette di diffondere ai vari livelli dell’organizzazione una maggior conoscenza, competenza e consapevolezza degli obiettivi da raggiungere anche attraverso una più efficace comunicazione.

La nuova struttura normativa infatti è stata realizzata per facilitare l’integrazione dei sistemi di gestione valorizzandone la loro efficienza e facilitandone il coinvolgimento di tutte le parti interessate, nonché l’integrazione degli stessi sistemi di gestione nelle strategie organizzative aziendali.

La filosofia dell’approccio alla gestione della documentazione ora definita “informazione documentata”, si può dire che si avvicina maggiormente alle esigenze dell’organizzazione in termini di adattabilità e fruibilità anche attraverso l’utilizzo sempre più diffuso di archiviazioni elettroniche che comprendono le diverse tipologie di documentazione.

Ulteriore concetto fondamentale è il ruolo dell’alta direzione in termini di Leadership, in quanto ruolo guida dell’organizzazione.

Per meglio schematizzare i concetti e per fornire anche un razionale approccio metodologico, in riferimento ai requisiti della struttura di alto livello delle nuove norme, si potrebbero argomentare in sintesi i 10 punti del nuovo approccio normativo:

1)      Contesto dell’organizzazione esterno ed interno

Tale punto della norma definisce che l’organizzazione deve determinare gli aspetti e le aree del contesto esterno ed interno e deve identificarne i fattori di rischio e di opportunità rilevanti per il business e per la direzione strategica da seguire in grado di influenzare la sua capacità di raggiungere gli obiettivi del proprio sistema di gestione aziendale. 

2)      Parti interessate esigenze e aspettative

La conoscenza approfondita delle parti interessate, comprese le loro esigenze e le loro aspettative cioè i loro requisiti, è di fatto necessaria al fine di minimizzare eventuali incertezze dell’organizzazione.

In sostanza l’organizzazione deve determinare quelle che sono le parti interessate rilevanti per il sistema di gestione aziendale, le proprie esigenze, le aspettative e i requisiti rilevanti e quali di questi diventano obblighi di conformità dell’organizzazione stessa.

3)      Campo di applicazione del sistema di gestione

È necessario che l’organizzazione definisca il perimetro dove applicare i requisiti normativi definendo l’estensione del campo di applicazione dell’organizzazione attraverso l’identificazione dei suoi confini e l’applicabilità del sistema di gestione aziendale.

In tal modo i rischi e le opportunità identificate nel contesto dell’organizzazione, con anche i punti di debolezza e i punti di forza per soddisfare le esigenze, le aspettative delle parti interessate e i requisiti cogenti, diventano parte del campo di applicazione del sistema di gestione aziendale.

4)      Sistema di Gestione e Processi

In relazione al sistema di gestione è possibile evidenziare che nell’ambito della norma UNI EN ISO 9001:2015 si evince che l’organizzazione deve determinare i processi necessari per il sistema di gestione e l’applicazione nell’ambito dell’organizzazione affrontando i rischi e le opportunità determinate in conformità a quanto pianificato.

5)      Leadership ed impegno

Concetto operativo fondamentale attorno al quale ruota ciascun requisito normativo della struttura di alto livello, ovvero può definirsi a tutti gli effetti il cuore della Leadership e del pensiero basato sul rischio, espresso attraverso l’impegno dell’alta direzione nel motivare, accrescere e supportare le persone dell’organizzazione verso tale approccio garantendo tra l’altro la sua diffusione nell’organizzazione stessa. Tanto più l’alta direzione è in grado di mantenere tale impegno, tanto più il sistema di gestione aziendale sarà efficace e potrà garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

6)      Pianificazione delle azioni per affrontare i rischi

L’organizzazione, come già indicato, attraverso l’analisi del contesto identifica preventivamente i fattori che possono essere identificati sia come rischi che come opportunità allo scopo di assicurare che il sistema di gestione possa raggiungere i risultati attesi, migliorare gli effetti desiderati, prevenire o ridurre gli effetti indesiderati ed assicurare il miglioramento continuo.

7)      Supporto di risorse e competenze

Tale concetto consente all’alta direzione di supportare l’organizzazione, determinando e fornendo le risorse e le competenze necessarie per l’istituzione, l’attuazione e il miglioramento continuo del sistema di gestione aziendale.

8)      Pianificazione e controllo operativi

Nell’ambito della pianificazione l’organizzazione oltre a pianificare deve attuare e tenere sotto controllo i processi necessari per soddisfare i requisiti del sistema di gestione al fine di attuare le azioni necessarie per affrontare i rischi e le opportunità ed integrarle nel sistema di gestione aziendale come stabilito nell’ambito della pianificazione.

9)      Valutazione delle prestazioni attraverso il monitoraggio, la misurazione, l’analisi e la valutazione

L’organizzazione deve monitorare, misurare, analizzare e valutare l’efficacia di ogni azione intrapresa per affrontare i rischi e le opportunità implementate ed inoltre i risultati di tale valutazione costituiscono un input al riesame della direzione.

10)   Miglioramento Continuo

Il miglioramento continuo da parte dell’organizzazione relativamente all’idoneità, all’adeguatezza e all’efficacia del sistema di gestione aziendale può avvenire attraverso la prevenzione e la riduzione degli effetti indesiderati ed anche per mezzo dell’aggiornamento dei rischi e delle opportunità determinate nel corso della pianificazione.

Inoltre l’organizzazione deve considerare i risultati dell’analisi e valutazione e gli output del riesame della direzione per determinare se ci sono esigenze ed opportunità che devono essere considerate come miglioramento continuo.

Implementare un sistema di gestione o aggiornarlo come nel caso della nuova versione della ISO 9001, è un’occasione piena di opportunità per un’azienda. Conoscere le sue potenzialità e capirne gli strumenti permette di applicarlo alla propria realtà in modo corretto e utile.

Unire l’esperienza e la conoscenza della propria azienda con il supporto di esperti competenti, permette di realizzare un’analisi specifica della propria struttura e di fare un lavoro approfondito che renda il sistema davvero funzionale e personalizzato sulle reali esigenze e caratteristiche dell’azienda.

Contattaci per approfondire ancora con Gabriele Dell’Orto, redazione@fastexperts.it

 

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